Van keet naar complex: het moderne kleed-/club gebouw als puzzel van belangen

Waar sportverenigingen vroeger zelf een houten keet neerzetten, zijn kleed-/clubgebouwen tegenwoordig volwaardige vastgoedprojecten. Meerdere gebruikers, hoge duurzaamheidsambities en verschillende belangen maken de realisatie van een nieuw kleed-/clubgebouw complex. “Een interessant speelveld, waarin Synarchis als expert op het gebied van maatschappelijke accommodaties de uitdaging heeft om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen,” deelt Erik Collart, als projectmanager betrokken bij verschillende kleed-/clubgebouwen in Nederland.

Multifunctioneel gebruik
Ruimte is schaars. Gemeenten kijken daarom steeds vaker naar multifunctioneel gebruik. “Door meerdere verenigingen samen te voegen in één nieuw kleed-/clubgebouw, voorkomen gemeenten versnippering op het sportpark, verlagen de onderhoud- en beheerkosten en komt er ruimte vrij voor bijvoorbeeld woningbouw. Daarnaast maken veel sportverenigingen vaak alleen in het weekend en ’s avonds gebruik van hun gebouw. Gemeenten – initiatiefnemer en financier – combineren verenigingsgebruik steeds vaker met buitenschoolse opvang of ander maatschappelijk gebruik,” vertelt Danny Floren, projectmanager in de ontwerpfase. “Dat vergroot de complexiteit van een project en geeft daarnaast meer eisen als het gaat om veiligheid, luchtkwaliteit, comfort en duurzaamheid.”

Eén gebouw, botsende belangen
Volgens Niels Rousse, die als projectmanager betrokken was bij de realisatie van kleed-/clubgebouwen in Maarssen en Utrecht, is dat ook voor gebruikers interessant. Gedeelde gebouwen zorgen voor lagere energiekosten en bieden meer mogelijkheden om bijvoorbeeld ruimtes te verhuren of nieuwe activiteiten te organiseren. “Het kan echt iets toevoegen aan een sportpark én de gemeenschap. Tegelijkertijd is het voor verenigingen erg belangrijk om hun eigen identiteit te behouden. Ze zijn bang die te verliezen in een gedeeld gebouw. Plannen voor een multifunctioneel kleed-/clubgebouw leiden dan ook vaak tot weerstand. Voor ons een uitdaging om die verschillende belangen bij elkaar te brengen, zonder dat het voelt als een verlies.”

“In het voortraject gaan we met alle individuele stakeholders in gesprek om de wensen en belangen in kaart te brengen. Daarna organiseren we een gezamenlijk overleg met de verenigingen om te kijken hoe we de verschillen bij elkaar kunnen brengen. “Een mogelijkheid is een kleed-/clubgebouw waar de gezamenlijke kleedruimtes op de begane grond liggen, met daarboven voor de twee verenigingen één gezamenlijke kantine, waarbij beide verenigingen zich thuis voelen en het interieur daarop wordt afgestemd,” vertelt adviseur Roos Leenen, die meerdere haalbaarheidsonderzoeken heeft uitgevoerd. “De uiteindelijke wensen en eisen van alle partijen komen samen in het Programma van Eisen dat Synarchis opstelt. Kleed-/clubgebouwen moeten voldoen aan het inkoopbeleid van een gemeente, dus daarna volgt een aanbesteding. Onze adviseurs begeleiden dat traject. Ook nemen we de betrokkenen mee in deze fase. Dat doen we ook in de uitvoeringsfase, om de voortgang te delen en verrassingen te voorkomen.”

Onafhankelijke begeleiding als sleutel
Door de hoeveelheid betrokken stakeholders en het brede scala aan belangen, kiezen gemeenten vaak voor een onafhankelijke partij om het proces te begeleiden. Roos: “Wij kunnen schakelen tussen de gemeente, de verenigingen, overige gebruikers zoals een bso en de aannemer, zonder eigen (politieke) agenda. Soms is het beter om gesprekken te voeren met stakeholders zonder dat de gemeente daarbij aanwezig is. Dan zijn de reacties vaak wat minder geremd en kunnen we spanningen beter oplossen. Onze meerwaarde zit daarnaast in het voorkomen van vertraging, ruis in de communicatie en bestuurlijke spanning.”

Waarom dit soort projecten vertragen
Het initiatief voor een nieuw kleed-/clubgebouw ligt meestal bij de gemeente: zij betaalt een groot deel van de nieuwbouw en is in het algemeen verantwoordelijk voor groot onderhoud. Verenigingen huren het gebouw vaak jarenlang van de gemeente en hebben de verplichting voor het dagelijkse onderhoud. De gemeente bepaalt ook aan welke (technische) eisen het gebouw moet voldoen. Danny: “Toch hebben verenigingen veel inspraak als het gaat om de rest van het kleed-/clubgebouw, zoals indeling, ruimtegebruik en inrichting van bijvoorbeeld de keuken en kleedkamers. Vaak kijken we wat verenigingen kunnen betalen, aanvullend op het gemeentelijk budget, en bepalen op basis daarvan wat er mogelijk is, passend binnen de beleidskaders van de gemeente. Verenigingen verschillen onderling, zowel in ambitie als in financiële draagkracht. De ene vereniging heeft gespaard, de andere niet. En toch moeten ze samen verder in één gebouw.”

“De (technische) eisen zijn vrij abstract,” zegt Niels. “Pas als er een gevisualiseerd ontwerp ligt, gaat het voor verenigingen leven. En dan nog is het lastig. Bouwen is voor verenigingen meestal geen dagelijkse kost. Vaak komen er tijdens de uitvoeringsfase nog volop wijzigingen, omdat de gebruikers het dan pas écht zien.” Erik lacht: “Dan ontstaan nieuwe, of andere wensen, die regelmatig botsen met budget, planning of techniek. Dat duurt tot aan de oplevering. De aannemer optimaliseert, verenigingen zien nieuwe mogelijkheden en de gemeente stelt haar eisen. Je bent continu aan het afstemmen.” De projectmanagers plannen met betrokken verenigingen tijdens de voorbereidingsfase regelmatig een bezoek aan andere, vergelijkbare locaties, om de mogelijkheden al eerder in het proces zichtbaar te maken.

Na oplevering begint het echte werk
Na de oplevering begint de volgende uitdaging: beheer en exploitatie. Dat vraagt om duidelijke afspraken tussen alle gebruikers. Wie maakt schoon? Hoe worden energiekosten verdeeld? Wie beheert de gezamenlijke ruimtes? “Er zijn verschillende modellen: één vereniging die het beheer op zich neemt tegen een vergoeding, of een verdeling naar rato van gebruik. Daar adviseren we de gemeente en de verenigingen al in het voortraject over,” vertelt Erik. “Zo voorkomen we discussies na oplevering.”

Meer dan een gebouw
De nieuwbouw van een kleed-/clubgebouw gaat over sociale aspecten en het samenbrengen van verschillende culturen. Dat maakt deze projecten ondanks de complexiteit heel waardevol. “Het zijn projecten voor de hele gemeenschap, waar de stakeholders ontzettend betrokken zijn. Het kleed-/clubgebouw is voor een vereniging de huiskamer, waar ze soms generaties lang gebruik van maakt. Dat maakt een project heel persoonlijk, bijna familiair,” zegt Roos. Niels besluit: “Juist die nabijheid maakt het uitdagend én bijzonder. Het succes van een kleed-/clubgebouw zit uiteindelijk niet in de stenen, maar in het vermogen om de belangen te verbinden en trots te creëren bij alle gebruikers. Daar maken wij het verschil.”